Šiandien dalies Lietuvos savivaldybių ir organizacijų paslaugos dar nepasiekiamos internetu, o jų darbuotojai vidinius organizacijos dokumentus vis dar nešioja rankomis arba siunčia e. paštu nesulaukdami atgalinio ryšio. Negana to, dauguma e. paslaugų teikiamos chaotiškai, pateikiant nuorodas skirtingose vietose ir puslapiuose, jungiantis prie skirtingų e. paslaugų platformų. E. paslaugų teikimui ir vidiniams procesams pagerinti siūloma panaudoti modernią e. paslaugų platformą „ZebraDoc“. Ji gali daug padėti savivaldybių ir įmonių siekiui sukurti gyventojams, klientams ir darbuotojams patogią technologijomis paremtą organizaciją, kuri turėtų vertę visiems.
Europos Komisijos paviešintas 2021 m. skaitmeninės ekonomikos ir visuomenės indeksas parodė, kad vidutiniškai 75% svarbių gyvenimui administracinių procesų visose Europos Sąjungos (ES) narėse galima atlikti internetu, o Estijoje, Liuksemburge ir Maltoje – net daugiau nei 90%, Lietuvoje – per 80%. Ir nors per 84% ES gyventojų reguliariai naudojosi internetu, tik šiek tiek daugiau nei pusė jų internetu bendravo su valdžios institucijomis ir naudojosi viešosiomis e. paslaugomis.
To priežasčių įvardijama pačių įvairiausių: organizacijų paslaugomis naudojamasi mažai, nes skaitmeniniu būdu jos neprieinamos, naudotis nepatogu, neaišku, trūksta nuoseklumo, sudėtingos procedūros ir t. t. Menkas gyventojų naudojamasis e. paslaugomis sunkina ir pačių savivaldybių darbuotojų darbą. Taigi, nepasinaudojus e. paslaugų teikiamomis galimybėmis nukenčia ir gyventojų patogumas bei aptarnavimo operatyvumas, ir daugiau darbo atsiranda organizacijų darbuotojams.
Procesų automatizavimui – viena platforma
„Šioms problemoms spręsti ir organizacijose, ir įmonėse yra sukurtas patogus įrankis – „ZebraDoc“. Tai moderni „no code“ e. paslaugų teikimo platforma, su kuria organizacijos ir įmonės gali skaitmenizuoti paslaugas ir automatizuoti vidinius darbo procesus. Su ja organizacijos darbuotojai gali patys savarankiškai konstruoti paslaugų užsakymus, surinkti ir apdoroti informaciją, tvarkyti dokumentus, pasirašyti juos e. parašu ir gauti mokėjimus“, – pasakoja Redas Laukys, „ZebraDoc“ projekto vadovas.
Jis akcentuoja, kad, pavyzdžiui, „ZebraDoc“ e. paslaugų platforma leidžia vienoje vietoje pateikti informaciją apie visas savivaldybės teikiamas paslaugas ir gyventojams, ir verslui, ir svečiams. Šioje platformoje galima patogiai integruoti visų rūšių savivaldybės e. paslaugas. Tai reiškia, kad pasitelkus „ZebraDoc“ savivaldybė savo gyventojams, o verslas – savo klientams suteiks daugiau laisvės ir galimybių naudotis paslaugomis iš bet kur ir bet kada.
Anot jo, pavyzdžiui, savivaldybės, kurių teikiamos paslaugos iš tiesų aktualios visiems gyventojams, gali gauti naudos iš skaitmeninės transformacijos tapdamos išradingesnės, efektyvesnės ir gebančios geriau reaguoti į besikeičiančias gyvenimo sąlygas bei gyventojų poreikius.
Integruojasi su savivaldybių turima sistema
„Pasitelkę „ZebraDoc“ e. paslaugų platformą savivaldybės užtikrina efektyvų paslaugų teikimą savo gyventojams, verslui ir svečiams, didina paslaugų prieinamumą ir skaidrumą“, – tikina R. Laukys.
Valstybės ir savivaldybės įstaigose teikiamų e. paslaugų statistika rodo, kad 2022 m. pradžioje 76,4% įstaigų sudarė galimybę parsisiųsti įvairias dokumentų formas, 49,1% – grąžinti jas užpildytas. 59,1% įstaigų nurodė, kad dalį paslaugų teikia elektroniniu būdu (2020 m. pradžioje atitinkamai – 71,4, 47,3, 47,3%). Beje, didelė tikimybė, kad prašymų formų atsisiuntimas, pildymas ir pateikimas vyksta e. paštu, pildant „Word“ dokumentą. O tai piliečiui yra ne itin patogu, reikalauja daug veiksmų, kelia stresą ir klaidų tikimybę palyginti su sprendimu, jei formos būtų pildomos internete specialioje platformoje, kuri gali iš karto tikrinti, ar pildoma teisingai.
„Su „ZebraDoc“ visas formas galima pateikti internetu ir visas jas iš karto grąžinti užpildytas e. būdu, – teigia R. Laukys. – „ZebraDoc“ integruojasi su organizacijų turimomis dokumentų valdymo, personalo ir kitomis veiklos valdymo informacinėmis sistemomis, todėl labai patogu surinktus dokumentus naudoti organizacijos procesuose arba perduoti juos vykdymui ar saugojimui vienoje vietoje kartu su kitais dokumentais.“
Skaitmenizavimas be programavimo
Jis taip pat atkreipia dėmesį, jog kurdami „ZebraDoc“ siekė pasiūlyti galimybę, kad jos naudotojai be programavimo galėtų skaitmenizuoti ir automatizuoti savo organizacijos ar įmonės veiklos procesus.
Su „ZebraDoc“ galima lanksčiai ir lengvai kurti visas e. paslaugas tiek organizacijų klientams, tiek jų darbuotojams. Pavyzdžiui, su Paslaugų portalo konstruktoriumi galima kurti e. paslaugas, jų katalogus ir vykdymo procesus, pridėti mokėjimus, autentifikavimą ir e. parašą, stebėti ir valdyti paslaugų užsakymus. Darbuotojų Savitarnos portalo konstruktorius įgalina kurti darbuotojų teikiamų prašymų ir gaunamų administracinių užduočių e. formas, konstruoti organizacijos savitarnos procesų eigą, stebėti ir analizuoti darbuotojų savitarnos procesus.
Organizacijoms, norinčioms pagerinti savo darbuotojų pasitenkinimą, supaprastinti administracinius vidaus procesus bei komunikaciją, sukurtas „ZebraDoc“ Darbuotojų savitarnos konstruktorius. Tai verslo įmonių ypač vertinamas įrankis, skirtas įgalinti įmonės darbuotojus savarankiškai valdyti ir gauti savo individualią informaciją, prašymus, laiką ir užduotis. Darbuotojų Savitarnos portalas padeda taupyti darbuotojų laiką, mažinti klaidų kiekį ir užtikrinti administracinių dokumentų bei procesų tvarkymą laiku.
Patogu ir tai, kad „ZebraDoc“ paslauga pasiekiama e. būdu bet kuriuo laiku, ja iš bet kur ir bet kada patogu naudotis kompiuteryje, planšetėje ar telefone, ji skaitmenizuoja dokumentus ir automatizuoja procesus, darbuotojas viską randa vienoje vietoje, o tai efektyvina darbus ir mažina klaidų tikimybę. Ypač svarbu, kad „ZebraDoc“ technologijos užtikrina kibernetinį saugumą, garantuoja duomenų apsaugą pagal BDAR reikalavimus ir atitikimą tarptautiniams ISO standartams, naudoja patikimas autentifikavimo priemones. „ZebraDoc“ e. dokumentams pasirašyti naudojamas kvalifikuotas elektroninis parašas ir tikrinimo paslauga „Elpako“.
Ir specializuoti sprendimai
Veiklos procesams skaitmenizuoti ir automatizuoti be programavimo sukurtas „ZebraDoc“ siūlo ir specializuotus sprendimus organizacijoms bei įmonėms pagal jų veiklos pobūdį, o taip pat pagal profesijas ar naudojimo atvejus. Galima rasti specializuotų sprendimų savivaldybėms, kolegijoms ir universitetams, logistikos įmonėms, o taip pat advokatams, buhalteriams ir auditoriams ar vertimų specialistams, specialiai paslaugų užsakymo ar informacijos surinkimo e. dokumentams rengti.
Beje, integruotas Elektroninių paslaugų platformas (EPS) turi tik aštuonios šalies savivaldybės. Savo paslaugų platformas sukūrė ir vysto Vilniaus, Kauno, Klaipėdos ir Šiaulių miestų savivaldybės, o „ZebraDoc“ pagrindu sukurtomis platformomis jau naudojasi Jonavos, Klaipėdos, Marijampolės ir Utenos raj. savivaldybės.
